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Elektronische Rechnungslegung / XRechnung

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Bis zum 01.01.2025 müssen auch die Rechnungen im Unterschwellenbereich, nach § 9 BbgERechV, angenommen und verarbeitet werden.

Bitte beachten Sie, dass die Stadt Oranienburg beabsichtigt, ab dem 01.01.2024, nach und nach auch bei Eingangsrechnungen vollständig auf das Format der XRechnung umzustellen.

Da Rechnungen in bildhafter Darstellung, wie beispielsweise .jpg oder.pdf nicht den europäischen Anforderungen einer elektronischen Rechnung entsprechen, bitten wir Sie, möglichst zeitnah alle Rechnungen, an die Stadt Oranienburg, im entsprechend strukturierten Datenformat XML zu übersenden.

Grundsätzlich müssen Sie für die XRechnung Ihr Rechnungserstellungssystem anpassen. Viele Hersteller bieten hierzu entsprechende Updates an. Sie können auch zukünftig online Generatoren für die Erstellung von XRechnungen nutzen. Bitte informieren Sie sich rechtzeitig über bestehende Möglichkeiten. 

 

Hier finden Sie alle weiterführenden Informationen sowie häufige Fragen und Antworten zum Thema E-Rechnung und XRechnung.

 

Rechtliche Verpflichtung zur Annahme von E-Rechnungen

Die Stadt Oranienburg ist bei Erfüllung öffentlicher Aufträge als öffentlicher Auftraggeber gemäß § 1 Abs. 2 Brandenburgische E-Rechnungsverordnung (BbgERechV) seit dem 1. April 2020 verpflichtet, den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen im Oberschwellenbereich sicherzustellen. Elektronische Rechnungen im Unterschwellenbereich müssen nach § 9 BbgERechV erst ab dem 1. Januar 2025 angenommen und verarbeitet werden.

Alle öffentlichen Auftraggeber sind mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 dazu verpflichtet, zukünftig elektronische Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten. Im Land Brandenburg sind die Details für die Umsetzung der EU-Rechnungsrichtlinie in der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (BbgERechV) vom 19. September 2019 geregelt

Siehe: https://bravors.brandenburg.de/verordnungen/erechv

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Warum die XRechnung?

Nach dem E-Rechnungsgesetz sollen künftig PDF-Rechnungen nicht mehr ausreichen, sondern es wird nur noch ein strukturierter Datensatz als E-Rechnung anerkannt. (XRechnung). Dafür gilt der § 2 im E-Rechnungsgesetz.

Das heißt, die elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung umfasst nur noch digitale Rechnungen mit strukturierten Daten.

Reine Bilddateien, reine PDF-Dateien ohne strukturierte Daten oder eingescannte Papierrechnungen gelten nicht als elektronische Rechnungen, da die nicht den Vorgaben der EU-Richtlinie entsprechen. Dennoch können diese Formate verwendet werden und zwar als Bestandteil sogenannter hybrider Formate.

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Definition der elektronischen Rechnung (E-Rechnung)

Eine elektronische Rechnung ist nach § 2 BbgERechV ein Dokument, mit dem eine Lieferung oder eine sonstige Leistung abgerechnet wird, wenn es in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments ermöglicht. Inhalte und Format des Datensatzes für E-Rechnungen wurden europaweit einheitlich festgelegt (Europäische Norm EN 16931).

Die Überführung der europäischen in die nationale Norm erfolgt mit dem Standard XRechnung. Die aktuellen Anforderungen an das Rechnungsdatenmodell und an die Übermittlung bestimmen sich nach § 4 BbgERechV. Folglich haben Rechnungsstellende und Rechnungssendende für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen grundsätzlich den Datenaustauschstandard XRechnung vom 29. September 2017 (BAnz AT 10.10.2017 B1) in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden.

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Kommunale Nutzung der OZG-konformen Rechnungseingangsplattform des Landes/Bundes

Die Stadt Oranienburg stellt seinen Auftragnehmern die vom Bund über das Land Brandenburg bereitgestellte OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) der mittelbaren Bundesverwaltung zur Verfügung, welche von der Bundesdruckerei betrieben wird. Diese OZG- konforme Rechnungseingangsplattform ist unter

https://xrechnung-bdr.de/

zu erreichen.

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Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Im allgemeinen Sprachgebrauch werden in der Regel sowohl rein bildhafte Darstellungen als auch ausschließlich strukturierte Datenformate als E-Rechnung bezeichnet. Bildhafte Darstellungen, wie z. B. PDF oder JPEG Dateien sind jedoch gemäß der Definition in der EU-Richtlinie 2014/55/EU keine E-Rechnung.

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Was ist die XRechnung?

Die XRechnung ist eine elektronische Original-Rechnung gemäß § 14 UStG. Sie ist ein neuer elektronischer Standard für öffentliche Auftraggeber in Deutschland und wird gemäß EU-Verordnung 2014/55/EU vom 16.04.2014 mit der E-Rechnungsverordnung umgesetzt.

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Für wen ist die XRechnung verpflichtend?

Die Verpflichtung zur XRechnung ist in den Verordnungen des Bundes und der einzelnen Bundesländer festgelegt. Für öffentliche Auftraggeber ist die XRechnung verpflichtend. Der Geltungsbereich ist in der jeweiligen Rechtsverordnung des Bundes und der einzelnen Bundesländer festgelegt.

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Ab wann XRechnung an die Stadt Oranienburg?

Die Stadt Oranienburg ist bei Erfüllung öffentlicher Aufträge als öffentlicher Auftraggeber gemäß § 1 Abs. 2 Brandenburgische E-Rechnungsverordnung (BbgERechV) seit dem 1. April 2020 verpflichtet, den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen im Oberschwellenbereich sicherzustellen.

Elektronische Rechnungen im Unterschwellenbereich warden ab dem 01.01.2024 angenommen und verarbeitet.

Alle öffentlichen Auftraggeber sind mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 dazu verpflichtet, zukünftig elektronische Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten. Im Land Brandenburg sind die Details für die Umsetzung der EU-Rechnungsrichtlinie in der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (BbgERechV) vom 19. September 2019 geregelt.

Siehe: https://bravors.brandenburg.de/verordnungen/erechv

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Welche Formate zur Erstellung einer E-Rechnung gibt es?

Zur Erstellung von E-Rechnungen muss ein Datenformat verwendet werden, das den folgenden Anforderungen entspricht

  • Der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN 16931
  • Der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechtV) und
  • Den Nutzungsbedingungen der jeweilig genutzten Rechnungseingangsplattform des Bundes

Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Stadt Oranienburg ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden. Zusätzlich kann jedes andere Rechnungsformat  (z. B. ZUGFeRD) verwendet werden, wenn diese den oben genannten Anforderungen entspricht.

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Welcher Standard ist für die Rechnungsstellung an die Stadt Oranienburg zu verwenden?

Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Stadt Oranienburg ist grundsätzlich der Standard XRechnung zu verwenden.

Das ZUGFeRD erfüllt grundsätzlich diese Anforderungen und ermöglicht das Einreichen von Rechnungen über die Plattform des Bundes.

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Was ist der Unterschied zwischen E-Rechnung und XRechnung?

Unter einer elektronischen Rechnung bzw. E-Rechnung versteht man grundsätzlich, dass zwei Geschäftspartner den Prozess der Rechnungsstellung elektronisch abwickeln.  Damit ist nicht der Austausch von PDF-Dokumenten gemeint. Hier wird die elektronische Übertragung von Rechnungen in verschiedenen Formaten beschrieben (EDIFACT, XML, VDA, IDOC). 

Eine XRechnung nach EU-Norm ist eine in einem strukturierten Format (XML-Format) ausgestellte Rechnung, die elektronisch übermittelt und empfangen wird und eine automatische sowie elektronische Verarbeitung medienbruchfrei ermöglicht.

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Wie schreibe ich eine XRechnung?

Einen einfachen Konverter, der PDF Rechnungen in XRechnungen umwandelt gibt es leider noch nicht. Das liegt daran, dass die XRechnung maschinenlesbare, strukturierte Daten enthalten mss, die in der herkömmlichen PDF-Rechnung nicht entalten sind. Um aus einer PDF-Rechnung eine XRechnung zu machen, benötigen Sie einen Rechnungsgenerator.

Die Stadt Oranienburg stellt seinen Auftragnehmern die vom Bund über das Land Brandenburg bereitgestellte OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) der mittelbaren Bundesverwaltung zur Verfügung, welche von der Bundesdruckerei betrieben wird. Diese OZG- konforme Rechnungseingangsplattform ist unter

https://xrechnung-bdr.de/ 

zu erreichen.

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Wie funktioniert die XRechnung mit dem Rechnungsgenerator?

XRechnungen können Sie online mit einem Generator erstellen. Einzelne Websites haben sich darauf spezialisiert bei der Generierung von XRechnungen zu unterstützen. Dort werden die bestehenden Rechnungsdaten eingegeben und am Ende erhalten Sie eine XRechnung oder E-Rechnung nach den geltenden Normen.

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Was muss eine XRechnung enthalten?

Durch das Steuervereinfachungsgesetz aus 2011 müssen die Angaben nach § 14 UStG dieselben sein wie bei einer Papierrechnung

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Art der Lieferung/ Umfang und Art der Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung sowie Zahlzeitpunkt
  • Entgelt und Steuerbetrag sowie Steuersatz
  • Im Voraus vereinbarte Entgeltminderung

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Ist die XRechnung kostenfrei?

Ja. Durch die Nutzung der Dienste der OZG-RE kann der Auftragnehmer elektronische Rechnungen erstellen und hochladen, um sie dem Rechnungsempfänger zugänglich zu machen.

Eine Nutzung der Dienste der OZG-RE ist kostenfrei mit dem Anlegen eines Nutzerkontos unter https://xrechnung-bdr.de/ möglich. Dem Auftragnehmer entstehende Kosten (wie z. B. Kosten für die eigene Internet-, Hard- und Softwarenutzung) werden nicht erstattet. Der Auftragnehmer muss sich für die Nutzung der OZE-RE registrieren. Hierfür werden unter anderen folgende Daten vom Nutzer (Auftragnehmer) benötigt:

  • Vor- und Nachname
  • E-Mail-Adresse
  • Passwort
  • … (ggf. USt-Nr. etc.)

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Welche Daten benötige ich für die Erstellung einer XRechnung?

Der Auftragnehmer muss für die Erstellung der elektronischen Rechnung nach § 5 Absatz 1 BbgERechV neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen mindestens die weiteren Daten angeben:

  1. eine Leitweg-Identifikationsnummer des öffentlichen Auftraggebers (siehe Ziffer 6),
  2. die Bankverbindungsdaten des Auftragnehmers,
  3. die Zahlungsbedingungen und
  4. die E-Mail-Adresse des Rechnungsstellenden (Auftragnehmers).

    Zu den weiteren Angaben nach § 5 Absatz 1 BbgERechV gehören die nachfolgenden Daten, wenn diese dem Rechnungssteller (Auftragnehmer) bereits bei Beauftragung übermittelt wurden:

  5. die Lieferantennummer (sofern bekannt),
  6. eine Bestellnummer (sofern bekannt),
  7. ein Aktenzeichen, sofern vorhanden.

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Wie ist die Leitweg ID der Stadt Oranienburg?

Die Leitweg-ID der Stadt Oranienburg lautet: 12-12992262160151-72

Sie muss bei jeder elektronischen Rechnung an eine deutsche Behörde oder Stelle der öffentlichen Verwaltung angegeben werden. Bei E-Rechnungen an private Unternehmen ist keine Leitweg-ID erforderlich.

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Eingang der E-Rechnung

Eine elektronische Rechnung gilt als dem Rechnungsempfänger (öffentlichen Auftraggeber) zugegangen, sobald die Rechnung den Status „bereitgestellt“ annimmt. Dies ist der Fall, wenn die Rechnung bei der OZG-RE eingegangen ist und die beschriebenen Prüfungen erfolgreich durchlaufen hat. Voraussetzung dafür ist die Berücksichtigung der Anforderungen an die elektronische Rechnung und rechnungsbegleitenden Anlagen hinsichtlich Format und Größenbeschränkung. Den Status einer über die OZG-RE eingereichten elektronischen Rechnung kann der Nutzer anhand der Protokolldaten in der Weboberfläche der OZG-RE einsehen. Die Protokolldaten werden 30 Tage nach dem letzten Statuswechsel gelöscht.

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Weitere Details in den Nutzungsbedingungen

Weitere Details zur Nutzung des OZG-konforme Rechnungseingangsplattform sind unter den Nutzungsbedingungen unter

https://xrechnung-bdr.de/edi/assets/de/TermsAndConditions.pdf

einsehbar.

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Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID)

Die USt-ID der Stadt Oranienburg lautet:

DE159544605

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Hilfreiche Videos

Viele weitere Informationen, Tipps und Tricks zur XRechnung können Sie den beigefügten Verlinkungen entnehmen:

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